Özlük Dosyasının İşlevleri

Özlük dosyası personelin evraklarının doldurulduğu bir klasör değildir.

Özlük dosyası bir personelinize ait işe girişinden başlamak suretiyle, hatta bazı bilgiler işe başlamadan öncesini bile içerebilir, şirketinizde geçen tüm iş hayatını detaylıca barındıran bir tarihçedir. Tabi eğer doğru düzgün tutulursa…

Özlük dosyası içeriği itibariyle o personel hakkında size sorulacak olan tüm olası soruların cevaplarının alınacağı yerdir.

Özlük dosyası bir personelin geçmişini, hatalarını, başarılarını, performansını, eğitimlerini hatta bazen şahsi sorunlarını bile içerebilen detaya sahiptir. Bu sebepten yöneticiler için tarihçe niteliği taşır. Yeni başlayan bir yöneticinin ilk yapması gereken “kendine ait personelin” özlük dosyasını incelemek olmalıdır. Buradan ekibi ile ilgili geçmişte yaşananları, kime nasıl davranması gerektiğini, kimin hangi konularda tecrübe sahibi olduğunu, eğitimini, terfilerini vs. görebilir. Ona göre iletişim kurabilir ya da gerekli çıkarma yada terfi adımlarını düşünebilir.

Yine aynı şekilde o şahsın açtığı ya da o şahsa açılacak davalarda özlük dosyası hayati rol oynar. Özelliklede “işe iade davalarında”.

Burada iş İK birimine düşmektedir. Çünkü tüm içeriği İK birimi oluşturur ve saklar. Kapalı kilitli bir ortamda tutulmasından dahi o sorumludur. İşe başlama aşaması, performans değerlemeleri, ihtarlar, bordrolar, ücret ya da görev değişiklikleri tebligatları, yıllık izinler vb tamamı İK tarafından temin edilir, eksik ise tamamlanır, alınamıyorsa ihtarname bile verilebilir. Hatta bazı evrakların şirkete teslim edilmemesi işverenin haklı sebeple feshine bile gider.

Özlük dosyaları sanki personel şirkete dava açacakmış gibi tutulur. Eksiksiz ve nizami olmalıdır. Yırtık, dağınık, kategorize edilmemiş, yarısı eksik evraklarla dolu bir özlük dosyası ile dava kazanamazsınız. Avukata teslim etmediğiniz evraklar yüzünden avukatında geçmişini kaybedilmiş davalarla doldurursunuz. İşçi ya da avukatı, kötü niyetliyse, geçmiş ile ilgili her türlü detaydan fayda sağlamak peşinde olabilir. Kendince kanıtları da olabilir. Siz ne kadar kanuni sınırlarda da olsanız kanıtlayamadığınız sürece bir anlam ifade etmez ve kaybedersiniz.

“Özlük dosyasında neler bulunması gerektiği” konusundaki yazımızı okumanızı tavsiye  ediyorum.

Yorum Yap

Menü