Özlük Dosyasının İçeriği

“Özlük dosyasının işlevleri” konulu yazımızı okuduysanız konunun ciddiyetini kavramışsınızdır.

Özlük dosyası eksiksiz, yıpranmamış ve kategorize edilmiş olmalıdır. Teslim edeceğiniz kişiler belli sorumluluktaki kişilerdir. Örneğin dosyanın konusu olan işçinin yöneticisi, dava hâkimi ya da taraf avukatları gibi. Özlük dosyalarını verdiğiniz bu kişiler de özlük dosyasını alıp evrakları dizip düzenlemekle uğraşmazlar.

Siz özlük dosyasını öyle bir teslim etmelisiniz ki, daha dosyayı açarken şirketin ve İK departmanın ne kadar düzenli olduğu fikri aklına yerleşmeli. Zaten davalarda işveren 1-0 yenik başlamaktadır. Bir de dosyanız kötü bir durumdaysa zaten işinizi ne kadar ciddiyetsiz yaptığınızı ispat etmiş olursunuz.

Özlük dosyasının içeriğini kurumsal bir şirket gözüyle irdelememiz gerekirse, içeriği şunlardan oluşmalıdır,

  1. İş giriş evrakları, sabıka kaydı, ikametgâh, nüfus cüzdanı sureti ve fotokopisi, resimler, diplomalar, işe başlamadan önce aldığı sertifikalar vb, ehliyet fotokopisi, önceki şirketten referans bilgileri, karakter analizi, şirkete özel başvuru formları, iş sağlığı ve güvenliği eğitim formları, sağlık raporu.
  2. Sözleşmesi, görev tanımı, performans değerlemeleri, oryantasyon aşamaları, şirket yönetmelikleri, SGK işe giriş bildirgesi, AGİ formu,
  3. Kendisine teslim edilen telefon, GSM hattı, bilgisayar, araba vb. Unsurlara ait zimmet formları
  4. Şirket içinde verilen ya da şirket dışından alınan eğitimlere dair sertifikalar,
  5. Uyarıları, savunma talep yazıları, savunmaları ve ihtarnameleri
  6. Çıkış evrakları, tazminat hesaplamaları, işten çıkış bildirgeleri, bordroları.
  7. Personelin soru ve talepleri, örn avans vb.

Bunlar şirketin savunma kalkanlarıdır. Eğer bu evrakları zamanında hazırlamaz, personelin önüne sunmaz, imzalatıp dosyasına koymazsanız, açık verdiğiniz her noktadan gelen iddiayı karşılıksız bırakırsınız.

Unutmamak gerekir ki sözlü yapılan hiçbir uyarının kanunen hiçbir değeri yoktur.

Bu dosyayı ilgili şahıs eline aldığında, kusurlarınız dahil, her aradığını bulmalı. Eğer dürüst bir işverense dosyayı tutan zaten kusuru varsa örtmekle uğraşmaz. Burada amaç, işçinin haksız yere para talep etmesini önlemek, haklıyken haksız duruma düşmemektir.

Buyrun size örnek bir özlük dosya görüntüsü; Tıklayınız. Daha ilk bakışta güven verecektir. Biz de bu şekilde çalışmak istiyoruz derseniz yazın yardımcı olalım.

http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/digg_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/reddit_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/stumbleupon_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/delicious_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/newsvine_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/technorati_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/google_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/myspace_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/facebook_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/yahoobuzz_32.png http://www.ozlukhaklari.com/wp-content/plugins/sociofluid/images/twitter_32.png

2 yorumlar

  1. Murat Bilir diyor ki:

    Merhaba,

    İki makalede de özlük dosyalarının önemi ve düzeni konusunda gerçekten çok faydalı bilgiler verilmiş. Ve yine size has sadelikte anlatılmış ancak; özlük dosyaları ile ilgili bir konu var ki,eksiksiz ve örnek bir özlük dosyası arşivi olan yada tepeden aşağı kurumsallık akan şirketlerde dahi karşılaşmanız çok olası olan “güncellik” konusu.
    Bir çok şirket (yada İK çalışanı) bu konuda yetersiz bilgiye sahip.
    Kaldı ki yeterli bilgiye sahip olunsa dahi; uygulaması çok zor bir konu.
    Bu yüzden bu kısım da makaleye eklenebilir ve belki İK çalışanlarına bazı tavsiyeler dahi verilebilirdi diye düşünüyorum.
    örneğin; özlük dosyasındaki çok eski tarihli evrakların “yok hükmünde” mi olacağı, hangi evraklarda makul yenilenme sürelerinin ne olduğu, yaptırımları gibi konular işlenebilir.

    Saygılarımla

    • Okan Koçak diyor ki:

      Merhaba Murat Bey,

      Özlük dosyasına giren hiç bir şey yok hükmünde olamaz. Bu dosya gelecekteki yöneticiler ve İK sorumluları için tarihçe niteliğindedir.

      Özlük dosyasının güncelliği konusunda düşünmem ve kafamı toplamam lazım ama şifahen pratik olarak çözümler üretilebilir. Örneğin işletmede bir kişi lise mezunu olarak işe başlamış iken üniversiteyi bitirdiğinde temsili de olsa küçük bir ek ücret alacaksa otomatik olarak o evrakı getirip teslim eder. Elbette bu bir örnek. Her evrak için bir ödül koymak elbette mümkün değil ama işe yarayacaktır.

      Diğer bir yöntem de “dönem” kavramı ile yürütülebilir. Örneğin her 5 yılda 1 topluca tüm çalışanların belli başlı evrakları yeniden istenebilir. En önemlilerinden biri de sabıka kaydıdır.
      Veyahut yıl bazlı değil çalışan işe giriş tarihlerine göre 3-5 yılda bir belli evraklar tekrar istenebilir. Güncelliğini yitirecek evraklar genellikle işe giriş evraklarıdır. Formlar, bordrolar, savunma ve ihtarlar zaten doğası gereği güncelliğini yitirmez. İK performansını kaybetmediği sürece, şirketin doğal akışı içinde zaten özlük dosyası güncel olacaktır. Personel terfi etmensine rağmen sözleşmeyi yenilemiyor, iş tanımlarını güncellemiyorsanız zaten özlük dosyanız mahkeme aşamasında başınıza dert olacaktır.

E-posta adresiniz gösterilmeyecek. Gerekli alanlar * ile işaretlidir.

*



Bumerang - Yazarkafe