İş Analizi 3. Bölüm – Görev Tanımları Neden Önemli

Yazı dizimizin üçüncü ve son bölümünde Görev Tanımı’nı irdeliyoruz.

Görev Tanımları neden insan kaynakları yönetimin temelini oluşturuyor?

Öncelikle, iş analizi adı altında bir bilgi toplama sürecimiz oldu ve devamında iş tanımlarını ve iş gereklerini oluşturduk. Bunların özet bir bütününden de görev tanımlarını oluşturduk. İş analizi bir süreç olmakla birlikte aslında görev tanımları da bu sürecin bir çıktısıdır.  İlk makalemizde insan kaynakları yönetiminin temelini oluşturur dediğimiz iş analizinin, insan kaynakları yönetimi içinde nerede yer aldığını bu makalemizde anlattık.

Öncelikle, insan kaynakları sürecinin sağlıklı olarak işlemesi için insan kaynakları bölümünün üstlenmesi gereken görevler arasında neler var bakmak istiyorum. Görev tanımlarını kullandığımız yerleri, bu fonksiyonlar içindeki yerleri ile anlatmak istedim. İnsan Kaynakları Yönetiminin fonksiyonları olarak adlandırdığımız 6 temel başlığımız bulunmaktadır. Bunları

  • İnsan kaynakları planlaması
  • Personel bulma ve yerleştirme
  • Eğitim ve Geliştirme
  • Değerleme ve Ödüllendirme
  • Endüstriyel İlişkiler
  • Güvenlik ve sağlık

olarak sıralayabiliriz.

Bu fonksiyonların çoğunun yürütümünde görev tanımlarını kaynak olarak değerlendirdiğimiz için aslında insan kaynakları yönetiminin temeli olduğunu savunuyoruz.

İş analizlerini, insan kaynakları planlama süreci içinde işgücü niteliğimizi tespit ederken ve gelecek için planladığımız nitelik gücüne ulaşmak için kaynak olarak kullanabiliriz. İnsan kaynakları planlaması, şirketin vizyonu ve misyonu doğrultusunda mevcut iş gücünün sayısının ve personelin niteliklerinin durumu ile gelecekte ihtiyaç duyacağı sayı ve nitelik derecesinin saptanmasıdır. Bu aşama da iş analizleri ile topladığımız bilgiler kısmında şirketimizdeki mevcut işlerini, iş ailelerini ortaya koymuş olacağız. Bu bilgileri, iş değerlemede kullanabiliriz. İş değerlemelerini de iş gücü fazlalıklarımızı ve ya eksiklerimizi tespit ederken kullanabiliriz. Personel sayımızda yapmamız gereken değişiklikleri de böylece ortaya koymuş oluruz. Aslında burada direk görev tanımlarını kullanmasak da iş analizleri ile elde ettiğimiz bilgiler planlama sürecimizin aşamalarında bize kaynak olacaktır.

Görev tanımlarının en çok önem kazandığı kısımlardan biri de personel bulma ve yerleştirme fonksiyonudur. Burada aslında iş ilanını verirken bile temel alınan belge görev tanımları olmalıdır. Aradığımız pozisyon için hazır olan görev tanımımız bize hangi yetkinliklere sahip kişiyi arayacağımızın yol göstericisidir. Böylece çoğu kişiyi elememize yardımcı olacaktır. İş gören bulma ve yerleştirme süreci insan kaynakları yönetiminde en çok zaman ve emek harcayan süreçlerinden biridir. Yanlış personel seçimi, maddi açıdan ve zaman açısında işletme için fazlasıyla kayıplara neden olmaktadır. Personellerin yetenekleri ve potansiyelleri işletmenin devamlılığı ve başarısı için çok önemlidir. Bu yüzden doğru personeller seçmek insan kaynakları yönetimi için çok önemlidir. Görev tanımları da bize doğru personellerin hangi yetkinliklere sahip olması gerektiğini gösteren belgelerdir. Aslında bu fonksiyonun en doğru şekilde işlemesi için, görev tanımlarına kesinlikle olmalıdır.

Eğitim ve geliştirme fonksiyonuna baktığımızda, görev tanımları bize personellerin hangi eğitimlere ihtiyacı olduğunu gösteren kaynaklar olacaktır. Eğitim fonksiyonu işletmenin gelişimi, personellerin verimliliği ve motivasyonu için oldukça önemli bir fonksiyondur. Bu fonksiyonun yanlış işlemesi işletme açısından oldukça fazla zarara sebep olabilir. Personellerin yanlış eğitimlere gönderilmesi zaman açısından kayıplara yol açarken, diğer taraftan maddi açıdan da zarara yol açar. Ayrıca ihtiyacı olmadığını hissettiği ve gereksiz bulduğu bir eğitim personelin motivasyonu açısından da olumsuz olacaktır. Burada görev tanımları üzerinden o işe ait yetkinlikler ile personellerin kıyaslamasını kolay bir şekilde yapabiliriz. Örneğin, görev tanımında pozisyonun ileri derecede İngilizceye ihtiyacı olduğu ortaya konmuştur. Ama personelin İngilizcesi orta seviyededir bu durumda o personele bunu geliştirmesi için eğitimler ve destek verilebilir. Zamanla değişen işler ve ya yeni görevlerle pozisyonun yetkinliklerin de değişiklere gidilmesi ile ortaya çıkan ihtiyaçlar olabilir ve ya pozisyonlarının niteliğini yükseltmek isterken de doğru seçimler yapılabilmesi için bir yol gösterici olarak görev tanımlarının kullanılması gerekmektedir.

Diğer fonksiyonlara toplu olarak bakacak olursak, değerleme ve ödüllendirme kısmında şirket içinde yapılan işleri ve iş ailelerini ortaya koymuş olmamızın önemi vardır. Ödüllendirme sistemlerinde temel alınması gereken kaynak performans değerlendirmelerdir fakat bu kısımda bir iş hakkındaki bilgilerin tamamına sahip olunması performans sistemlerini oluştururken bir gerekliliktir. Endüstriyel ilişkiler ve güvenlik kısmına baktığımızda aslında sistemli, doğru kaynaklar ve doğru araçlarla toplanan bilgilerle hazırladığımız iş tanımları bize bu kısımlarda da yol gösterici olacaktır. Şirket içinde işlerin görevlerin belirli ve yazılı bir sistemde olması hukuki açıdan önem taşımaktadır ve alınması gereken güvenlik önlemlerinin de araştırması iş analizi sırasında yapılmaktadır. İş sağlığı güvenliği konusunda önlemlerimizi ve gerekli sağlık araçlarımızı bu kısımdan edindiğimiz bilgilere göre temin edebiliriz.

Görev tanımlarının doğru analizlerle elde edilmiş olması çok önemlidir.  Sonraki süreçler, o bilgiler ile oluşmaktadır ve önemli kararların temeli olmaktadır. Bu yüzden doğru analizler, doğru bir sistemler ile oluşturduğumuz görev tanımlarımız her zaman insan kaynaklarının temel işleyişinin bir parçası olacaktır.

Yorum Yap

Menü