İş Analizi 2. Bölüm – İş Analizinin Çıktıları

Geçen hafta iş analizinin planlanması ve bilgilerin toplanması aşamalarını anlattık. Bu hafta üçüncü aşama olan iş tanımı ve iş gereklerinden devam ediyoruz.

Üçüncü aşama;

İş Tanımı ve İş Gerekleri

İş analizi ile elde ettiğimiz bilgiler doğrultusunda iş tanımları ve iş gereklerini oluştururuz.

İş tanımları,  işin başlıca sorumluluklarını, fonksiyonlarını, çalışma araçlarını, çalışma koşullarını, işin ast – üst bağlantılarını içerir.

İş gerekleri ise, işin gerektirdiği görev ve sorumlulukların yerine getirilebilmesi için o işi gerçekleştirecek personelde olması gereken yetenek, tecrübe ve bilgileri içermektedir.

İş tanımları ve gerekleri belirli bir kapsamda hazırlanmalıdır. İş analizinden elde edilen bilgilerin, her işletme kendi içinde belirleyebileceği bir formatla ortaya koymalıdır. Burada önemli bir düzen için olmasıdır.

Bir iş tanımında bulunması gereken kısımları aşağıda özetledik.

Bunlar;

  • Departman adı: İşin bulunduğu departmanın adı yazılır.
  • Birim: Bağlı bulunduğu birim yazılır.
  • İşin Adı: İşin adı yazılır.
  • İşin Kodu: Kuruma bağlı olarak, işlerin belirli kodları varsa onlar yazılır.
  • Departman Yöneticisi: Departman yöneticisinin adı yazılır.
  • İlk Amiri: Pozisyonun bağlı olduğu ilk amirin adı yazılır.
  • Astları: Pozisyona bağlı olan diğer pozisyonlar yazılır.
  • Yedekleme Planı: O işteki kişiler ve ya kişilerin olmadığı zamanlarda idare edecek olan pozisyondur.
  • Pozisyonun Görevleri: İş analizi sonucunda elde edilen bilgiler herkesin anlayacağı biçimde özetlenir.
  • Kullanılan Araç ve Gereçler: O iş yürütümü için gerekli bütün araç ve gereçler yazılır.
  • Mali Sorumluluk: İş için gerekli, harcama yetkisi varsa yazılır.
  • Çalışma Koşulları: Bu kısımda çalışma koşulları detaylı bir şekilde anlatılır. Mavi yaka işlerde daha önemlidir.
  • İşbirliği içinde olduğu departmanlar; İletişim halinde olduğu departmanlar yazılır.
  • İşin Tehlikeleri: İşin sahip olduğu tehlikeler yazılır.

Yukarıda saydığımız kısımlar tam ve net olarak doldurulmalıdır. Burada, iş tanımını okuyan bir kişinin işin ne olduğunu,  bu işin hangi işlerle iletişim halinde olduğunu, çalışma koşullarını, gerekli araç ve gereçleri anlaması gerekmektedir.

İş tanımı hazırlanırken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar mevcuttur,

  • Görev ve sorumluluklar mantıklı bir düzenle ifade edilmelidir
  • Mümkün olduğunca sayısal veriler kullanılmalıdır
  • Açık ve net olmayan terimler kullanılmamalıdır
  • Standart terminoloji kullanılmalıdır
  • Kişileri sorumlulukları açık ve anlaşılır şekilde ifade edilmelidir

İş tanımlarında kişilerin değil işin tanımlanması gerektiği de unutulmamalıdır. Hazırladığımız iş tanımları belirli aralıklarla kontrol edilmeli ve güncellenmelidir. Kendi firmanıza uygun iş tanımını, yukarı bulunan bilgiler olmak kaydıyla şekil açısından kendinize uygun, karmaşık olmayan bir tabloda toplayarak oluşturabilirsiniz. Burada önemli olan, iş tanımına bakıldığında temel bilgileri görebiliyor olmaktır.

İş gereklerinde ise, iş tanımı yapılan pozisyonda çalışacak olan personellerde olması gereken fiziksel, zihinsel ve davranışsal özellikler bulunur.

İş gereklerinde bulunması gereken başlıca maddeler aşağıdaki gibidir;

  • Departman: İşin bulunduğu departmanın adı yazılır.
  • Birim Adı: Bağlı bulunduğu birim yazılır.
  • İşin/Pozisyonun Adı: İşin adı yazılır.
  • İşin Kodu: Varsa işin kodu yazılır.
  • Yaş Skalası : Çalışanda olması gereken yaş aralığınızı belirtilir.
  • Cinsiyet: İş için uygun cinsiyet yazılır.
  • Askerlik: Askerlik durumu belirtilir.
  • Deneyim: Çalışanın sahip olması gereken, en az ve en fazla deneyim süresi yazılır.
  • Eğitim Durumu: Çalışanın sahip olması gereken eğitim seviyesi yazılır.
  • Kurumsal Eğitimler /Sertifikalar: Çalışanın ve ya yöneticilerin almış olması gerektiği, eğitimler, sertifikalar, lisanslar, belgeler yazılır.
  • Yabancı Diller: Yabancı dil ve ya dillerin bilgileri ve seviyeleri yazılır.
  • Fiziksel Özellikler: Mavi yaka işlerde bu özellikler daha önemlidir.
  • Davranışsal Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler yazılır.
  • Sosyal Özellikler: Çalışanda olması gereken sosyal özellikler yazılır.
  • Kullanması Gereken Bilgisayar Yazılımları ve Programları: Çalışanın kullanacağı bilgisayar programları ve yazılımları yazılır.

Şimdi sıra,

Görev Tanımlarında;

Aslında iş analizinden sonra direk görev tanımları da oluşturulabilir. Fakat daha sistemli olması açısından biz bu şekilde ilerlemeyi tercih ettik. Aslında görev tanımlarında yaptığımız iş tanımının ve iş gereklerinin birleştirilerek bir görev tanımı oluşturulmasıdır. Öncelikle işin ne olduğunu, o işin kapsamı altında nelerin yapıldığını ortaya koyduk. Daha sonra o işi yapacak kişide bulunması gereken eğitimi, bilgiyi, tecrübeyi, fiziksel, sosyal ve davranışsal özellikleri belirttik. Bunları bir çatı altında toplamak adına da görev tanımlarını oluşturacağız.

Görev tanımında da işin ailesini tanımlamak adına başta belirttiğimiz işin adı, departmanı, birimin adı gibi kısımlar öncelikle yazılır. Asıl görev kısmına geldiğimizde, yapacağı görevler madde madde sıralanır. Madde madde sıralanmasının sebebi açık ve anlaşılır olması gerektiğidir. İş tanımında uzun anlattığımız işleri daha özet cümleler ile yazmalıyız. Burada bizim yazmamız gereken işin nasıl yapıldığı değil hangi işin yapıldığıdır.

Burada görev tanımını özet hale getirmek için 4 ana başlıkta toplayabilir.

Pozisyonun Tanımı; Pozisyonun adı, birimi, departmanı, bağlı olduğu birim, ilk amiri

Pozisyonun Genel Özeti; Pozisyonun yaptığı işi, genel bir çerçeve ile kurumdaki  rolü aktarılacak şekilde özetlenir.

İnsan Kaynakları Departmanı için özlük ve bordrolama süreçlerine ait bütün işlemleri takip etmek ve gerçekleştirmek gibi…

Pozisyonun Görevleri;  Bu kısımda madde madde yapılan işler yazılır.

  • Puantaj Takibi
  • Yıllık izinleri kontrolü ve takibi
  • Özlük dosyalarının nizami şekilde oluşturulması ve takibi
  • İşe giriş ve ayrılış bildirgelerinin verilmesi şeklinde devam eden işler tek tek bu kısımda sıralanır gibi…

Pozisyonun Yetkinlikleri; Bu kısımda da iş gereklerinde yer alan pozisyonda olması gereken yetkinlikler özetlenir.  Bu kısımda mesleki yetkinlikler ve davranışsal yetkinlikler iki grup altında toplanabilir.

  • Minimum Lisans Mezunu olmak
  • Minimum 2 yıllık tecrübeye sahip olmak
  • Microsoft Office programlarını Bilmek
  • Yabancı Dil Bilgisine Sahip Olmak
  • İletişime Açık Olmak
  • Sonuç Odaklılık
  • Analitik Düşünme şeklinde devam eden yetkinlikler bu kısımda sıralanır.

Yukarıda maddeleştirdiğimiz kısımlara örnek niteliğinde maddeler sıraladık. Bunlar pozisyonunuza göre, yapması gereken her işi içerecek şekilde özetlenir.

Görev tanımları, resmi belge niteliği taşırlar ve bu sebeple görev tanımlarında personelin yaptığı ve yapması gereken her işin bulunması çok önemlidir. Görev tanımları, personellere tebliğ edilmeli, okumaları sağlanmalı ve ıslak imzaları alınmalıdır.  Daha sonra görev tanımları özlük dosyalarına yerleştirilmelidir.

Yorum Yap

Menü