İş Analizi 1. Bölüm – Önemi ve Aşamaları

İş Analizi Nedir?

İş Analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanarak incelenmesidir. İşlerin nitelik, nicelik, gereklilik ve sorumluluklarının tespit edilerek işin incelenmesidir. İş analizi işin kendisini incelemekle birlikte, o işi yapan personelden bağımsız olarak değerlendirme yapmaktadır. Burada asıl amaç, örgütte yapılması gereken o işin, şartları, gereklilikleridir. O işi gerçekleştirecek olan personel her kim olursa olsun sahip olması gereken nitelikleri, eğitimleri, tecrübe gibi şartları tespit etmektedir. Firmalarda, iş analizini kendi içlerinde kurdukları uzman bir ekip tarafından yapılabilirken dışarıdan bir danışman kuruluş aracılığıyla da yapılabilir.

İş Analizi Neden Önemlidir?

İş analizi, insan kaynakları yönetiminin tüm fonksiyonlarının temelinde yer almaktadır. Personel seçimi, iş değerlemesi, eğitim ve geliştirme, performans değerlendirme dahil olmak üzere birçok süreçte iş analizinden elde eden verilerden faydalanılmaktadır. Bu sebeple iş analizi işletmeler için oldukça önemlidir. İş analizinden elde edilen veriler, görev tanımlarına dönüşmekte ve görev tanımları da yukarıda da saydığımız birçok insan kaynakları fonksiyonunun temelini oluşturmaktadır. Personel seçme sırasında, işimizi doğru analiz etmiş olmamız aradığımız kişinin nitelik ve niceliklerini çok iyi bilmemizi sağlar. Ücretlendirmede bize daha objektif bilgiler sunarken, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde, personel çıkarmada, kariyer geliştirmede vb. bütün fonksiyonlarda temel kaynak olmaktadır.

Peki İş Analizini Nasıl Yaparız?

Öncelikle, iş analizini doğru anlamamız açısından aşamalarına geçmeden önce analizin sonunda cevaplarına ulaşmamız gerek sorulara bakmak istiyorum.

  • Yapılan iş nedir? Bu iş neden yapılıyor?
  • Bu işin oluşturduğu görevler nelerdir?
  • Bu işte hangi materyaller kullanılmaktadır?
  • Bu işi yapacak kişinin deneyim, eğitim, yetenek vb. özellikleri neler olmalıdır?
  • Bu iş için ne kadar denetim gerekmektedir?
  • Bu işin riski nedir?
  • Bu işin çalışma ortamı nasıl olmalıdır?
  • Bu işi yapacak kişiden beklenen performans düzeyi nedir?

Sorulardan da anladığımız üzere bu sürecin sonunda, bir işin ne olduğu, neden yapıldığı ve yapılması için gerekli olan niteliklerin neler olduğunu tespit etmiş olmamız gerekmektedir.

İş Analizi Süreci Nasıl İşlemektedir?

Bu süreci 3 temel aşamada işleyeceğiz. Öncelikle hazırlık aşaması sonunda, neler yapmak istediğimizi, elimizde var olan bilgileri ve firmamızın durumunu, amaçlarını ve iş analizi süreci ile bizim ne elde etmek istediğimizi iyi bilmemiz gerekir. Daha sonraki aşama da bilgi toplama yöntemimizi belirliyoruz. Son olarak ise, elde ettiğimiz bilgilerden görev tanımlarını, sorumluluklarını ve gerekliliklerini hazırlıyoruz. Burada ilk iki aşama hakkında bilgi vereceğiz ve son aşama olan görev tanımlarını bir sonraki makalede anlatacağız.

İlk aşamamız;

İş Analizinin Planlaması: Bu aşamada öncelikle iş analizinin amacı belirlenmelidir. Daha sonra, firma ile ilgili bilgiler toplanmalıdır. Firmanızın bulunduğu sektör araştırılmalı, iç ve dış etkenler değerlendirilmelidir. Analiz edilecek işler belirlenmeli, üst yönetim ile gerekli görüşmeler yapılmalı ve varsa eski iş analizleri de gözden geçirilmelidir. Burada hazırlık aşamasında şirketin var olan işleyişini kavramak çok önemlidir. Aslında öncelikle, örgütün nasıl ilerlediği ne kadar iş grubunun olduğu analiz edilecek ne kadar iş olduğu bu aşamada sistemli bir şekilde oluşturulmalıdır. Belirlediğimiz işler hakkında bilgi toplama yöntemimizi seçmek üzere ikinci aşamaya geçmeliyiz.

İkinci aşamamız ise;

İş Analizi İçin Bilgilerin Toplanması: Burası aslında yukarıda sıraladığımız soruların cevaplarının arandığı aşamadır. Toplanan bilgiler, işin şartları, işin gereklilikleri, hangi koşullarda yapılması gerektiği, gerekli araçların ve makinelerin neler olduğu sorularını cevaplandırmalıdır. Bu bilgilerin toplanma aşamasında çeşitli yöntemler mevcuttur. İş analizini yapan ekip, öncelikle doğru yöntemi belirlemelidir. Bu yöntemleri; gözlem, anket, görüşme ve işgörene günlük tutturmak şeklinde sıralayabiliriz. Her yöntemin uygulamada olumlu ve olumsuz etkileri mevcuttur. Kullanılacak yöntem, örgütün yapısına ve yönetim tarzına uygun olmalıdır. Seçtiğimiz yönteme göre işgörenlere iş analizi ve bu süreçteki işleyiş çok iyi aktarılmalıdır. Birebir onlarla yürütülecek olan bu aşamada doğru katılımları çok önemlidir.
Gözlem yönteminde, işgören iş başında işini yaparken gözlenmekte, işgören işini yaparken gösterdiği davranışlar incelenmekte ve önceden hazırlanmış kontrol listesinde kayıt tutulmaktadır. Bu yöntem daha rutin işlerin olduğu üretim departmanı gibi makinea başında olan işler için daha uygundur. Bu yöntemde işgörenenin normal çalışma ortamında olması önemlidir. Birbirinden farklı zamanlarda gözlemler yapılarak, sürecin güvenilirliği test edilmelidir. İşgörenin kendisinin gözlemlendiğini bildiğinde normal rutininden daha farklı davranışlar sergilemesi gibi riskleri vardır bu sebeple gözlem sırasında işgörenin haberinin olmaması önerilmektedir.

Günlük Tutturma Yöntemi, işgörenlerin birkaç hafta süreyle işgörme esnasında yaptıkları tüm işlemleri ve bu işlevler sırasında harcadıkları zamanı not etmesi istenir. Tutulan bu notları inceleyen analizci, işin görevleri, sorumlulukları, gereklilikleri ve işgörende bulunması gereken nitelikler ve işin çalışma koşulları hakkında çıkarımlara sahip oluyor.

Görüşme, analizcinin işgören ile önceden hazırladığı sorular ile işyerinde yüz yüze görüşme yapmasıdır. Burada sorulacak soruların önceden saptanması çok önemlidir. Doğru soruların hazırlanması için analizcinin önceden işi çok iyi tanıması ve bu doğrultuda doğru sorular yönlendirmesi gereklidir. Bu yöntem sık kullanılan yöntemlerden biridir. Burada analiz yapan kişinin iletişimi çok önemli olmakla birlikte, bu görüşmenin amacı da işgörene çok doğru aktarılmalıdır. Aksi taktirde kendisine bir denetim yapıldığını hissedebilir ve bu durumda yanıltıcı cevaplar verebilir. Burada da önemli olan bilmemiz gereken her konu hakkında soru sormayı atlamamız gerektiğidir. Bu yüzden bu yöntemde de bir soru formumuzun önceden kusursuz bir şekilde hazırlanmış olması ve görüşme esnasında bu formun kontrolü ile ilerlemek gerekmektedir.

Anket yönteminde, işgörenden yapmakta olduğu işin görev ve sorumlulukları, çalışma koşulları, işin riski, işgörende bulunması gereken beceri, eğitim ve deneyime dair soruların bulunduğu anketin cevaplandırılması istenir. Soru sayısının çok olmamasına fakat içeriğin yeterli olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Çok fazla sorunun bulunması işgörenin cevaplarken sıkılmasına fakat az soru sormak da istediğimiz bilgileri eksik almamıza sebep olabilir. Bu sebeple sadece cevabını aradığımız soruları sormamız önemlidir. Görüşme yönteminde, karşılıklı iletişim halinde cevaplanan sorularda anlaşılmayan soruları açıklama fırsatı varken ankette öyle bir durum söz konusu değildir. Bu yüzden sorularımızın açık ve anlaşılır olması gerekir. Zaman açısından tasarruf sağlayan bu yöntemde doğru sorular ve işgörenlerin bu soruları doğru cevaplaması çok önemlidir.

Uygulamada en çok tercih edilen yöntemler görüşme ve anket yönetimidir. Görüşme yöntemi zaman açısından analizcinin daha fazla zaman harcamasına sebep olmaktadır. Bu yüzden daha küçük firmalarda, analiz edilecek iş sayısının daha az olduğu firmalarda tercih edilmektedir. Burada aynı işi yapan birden fazla işgören ile görüşmek işin analizi açısından önemlidir. Görüşme yönteminde genelde önceden hazırlanan sorularla ilerlese de yapılandırılmamış görüşmeler (önceden soruların hazır olmadığı görüşmeler) de olmaktadır. Anket yöntemi ise zaman açısından daha tasarruflu bir yöntemdir. Büyük firmalarda ve analiz edilecek iş sayısının fazla olduğu firmalarda uygulanabilirliği daha yüksektir. Bu sebeple de en çok tercih edilen yöntemlerden biridir. Burada önemli olan anket formudur. Anket formunda, işin koşullarına, eğitim ihtiyaçlarına, gereken tecrübeye, iş riskine ve işi anlamaya dair bütün soruları barındırması çok önemlidir. Bu sorular ile edinilmesi gereken bilgilerin tamamı sağlanmalıdır. Bu bilgiler oluşturacağımız görev tanımları, tüm fonksiyonlarımız için bize bir yol gösterici olacağı için topladığımız bilgiler çok önemlidir. Bu yüzden de doğru yöntemi seçmek, doğru sorular sormak ve işgörenlerle doğru iletişim kurmak gerekmektedir. Bu üçünün sonunda aldığımız bilgiler ile görev tanımlarının güvenilirliğinden emin olabiliriz.

Ek olarak sizin için örnek bir anket formu hazırladım. Eğer iş analizi yapmak isterseniz firmanız için temel olarak yer alması gereken sorular üzerinden firmanıza uygun olarak şekillendirebilirsiniz.

İş Analizinin Bilgilerinin Uygulanması; Yukarıda yöntemlerden biri seçilerek işlerle ilgili toplanan bilgiler, iş tanımları, iş gerekleri ve iş standartları haline dönüştürülür. Bu aşamayı bir sonraki makalemizde anlatacağız.

Yorum Yap

Menü